Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo se tratan los datos personales obtenidos a través del sitio web y, en particular, del formulario “Hazte cliente”. Se aplica conforme a la Ley 1581 de 2012, su reglamentación compilada en el Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen o sustituyan.

1. Responsable y contacto

Responsable del tratamiento: Elias Acosta y Cia S.A.S., NIT 890702902-0.

Domicilio y dirección de notificaciones: Carrera 2 # 14-33, Ibagué, Tolima. Celular y WhatsApp: +57 318 394 9847. Correo para consultas y reclamos de datos personales: pdv@eliasacosta.com. Responsable interno de recibir y tramitar solicitudes: administrador del punto de venta.

2. Datos que podemos tratar

Cuando una persona diligencia “Hazte cliente”, el sitio solicita nombre, nombre y tipo de negocio, municipio, dirección del negocio y teléfono. Correo electrónico, productos de interés y mensaje adicional son opcionales. No se solicitan datos sensibles de manera intencional.

3. Finalidades

Recibir, registrar y gestionar una solicitud de vinculación o visita comercial.
Contactar a la persona por los medios que suministró para responder y coordinar esa solicitud.
Enviar la solicitud a los dos correos corporativos configurados y mantener el registro de su estado.
Atender consultas, reclamos y requerimientos relacionados con la solicitud o con los derechos del titular.

La empresa no envía promociones ni publicidad directa por WhatsApp, correo electrónico o SMS. Las promociones se publican en el sitio web. Los datos del formulario no se utilizan para enviar campañas; cualquier cambio de finalidad deberá informarse y contar con la autorización correspondiente antes de su uso.

4. Autorización y prueba

El envío del formulario requiere una casilla sin marcar previamente, con autorización expresa para las finalidades indicadas. El sistema guarda con la solicitud la versión de esta política y la fecha y hora UTC de la aceptación. La autorización puede revocarse o solicitarse la supresión cuando sea legalmente procedente, sin afectar tratamientos anteriores legítimos.

5. Destinatarios y circulación

La solicitud se conserva en el registro del servidor del sitio y se intenta enviar a los dos correos de destino configurados por la empresa. El personal autorizado y los proveedores técnicos que alojan el sitio o prestan el servicio de correo pueden acceder a los datos en la medida necesaria para esas tareas y bajo las obligaciones aplicables. El sitio también incorpora un mapa de Google en la página principal; al cargarlo, el navegador se conecta con Google y comunica datos técnicos de la conexión. La empresa debe validar los contratos, proveedores y eventuales transmisiones o transferencias aplicables.

6. Conservación

El registro técnico conserva como máximo las 500 solicitudes más recientes, pero el código no establece un plazo de eliminación por antigüedad. No se ha identificado en el proyecto un calendario aprobado de conservación ni un proceso de borrado de los correos recibidos. El responsable debe definir, aprobar y aplicar esos plazos y revisar también las copias de correo.

7. Derechos y cómo ejercerlos

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a sus datos; presentar consultas o reclamos; pedir revocatoria o supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.

Puede dirigir la solicitud al administrador del punto de venta, al correo pdv@eliasacosta.com, al celular/WhatsApp +57 318 394 9847 o a Carrera 2 # 14-33, Ibagué, Tolima, indicando el derecho que ejerce y los datos necesarios para localizar el registro. Las consultas y reclamos se tramitarán en los términos legales vigentes. Cuando corresponda, el titular debe agotar primero la consulta o reclamo ante el responsable antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Seguridad y cambios

El acceso directo a los archivos de datos está bloqueado mediante una regla de Apache en la configuración actual. La efectividad de esa protección depende del servidor donde se aloje el sitio. La empresa debe mantener controles de acceso, copias protegidas y medidas acordes con el riesgo. Esta política se actualizará si cambian los datos solicitados, las finalidades o los proveedores.

This policy explains how personal data obtained through this website, particularly through the “Become a client” form, is processed. It is intended to reflect Colombian Law 1581 of 2012, its implementing rules compiled in Decree 1074 of 2015, and any amendments or replacements.

1. Controller and contact

Data controller: Elias Acosta y Cia S.A.S., Colombian tax identification number (NIT) 890702902-0.

Domicile and notice address: Carrera 2 # 14-33, Ibagué, Tolima, Colombia. Mobile and WhatsApp: +57 318 394 9847. Email for personal-data inquiries and claims: pdv@eliasacosta.com. The internal contact responsible for receiving and handling requests is the point-of-sale administrator.

2. Data processed

The “Become a client” form requests a person’s name, business name and type, municipality, business address and telephone number. Email, products of interest and an additional message are optional. The form does not intentionally request sensitive data.

3. Purposes

Receive, register and manage a commercial onboarding or visit request.
Contact the person using the details provided to answer and coordinate that request.
Send the request to the two company email addresses configured for the site and keep its status record.
Handle inquiries, claims and requests concerning the request or data-subject rights.

The company does not send promotions or direct advertising by WhatsApp, email or SMS. Promotions are published on the website. Form data is not used for campaigns; any change of purpose must be disclosed and appropriately authorized before use.

4. Authorization and evidence

Submitting the form requires an unchecked box giving express authorization for the purposes above. The system stores the policy version and the UTC date and time of acceptance with the request. Authorization may be revoked or deletion requested where legally available, without affecting lawful processing already carried out.

5. Recipients and sharing

The request is kept in the website server register and an email is attempted to the two destinations configured by the company. Authorized personnel and technical hosting or email providers may access data as needed for those services and subject to applicable duties. The home page also embeds a Google map; loading it connects the browser to Google and sends technical connection data. The company must verify applicable provider contracts and any international transfers or transmissions.

6. Retention

The technical register keeps up to the 500 most recent requests, but the code does not set an age-based deletion period. No approved retention schedule or deletion process for received emails was identified in the project. The controller must define, approve and implement those periods, including for email copies.

7. Rights and how to exercise them

Data subjects may access, update and correct their data; request proof of authorization; learn how their data has been used; submit inquiries or claims; request revocation or deletion where applicable; and access their data free of charge under the law.

Requests may be directed to the point-of-sale administrator, emailed to pdv@eliasacosta.com, sent by mobile/WhatsApp to +57 318 394 9847, or mailed to Carrera 2 # 14-33, Ibagué, Tolima, Colombia. Identify the right being exercised and provide enough information to locate the record. Inquiries and claims will be handled within current statutory terms. Where required, the data subject must first submit an inquiry or claim to the controller before approaching the Superintendence of Industry and Commerce.

8. Security and updates

Direct access to data files is blocked through an Apache rule in the current configuration. Its effectiveness depends on the server hosting the site. The company should maintain access controls, protected backups and risk-appropriate safeguards. This policy will be updated if collected data, purposes or providers change.